Durch die Umstellung von manuellen WFM-Prozessen auf Elevēo Workforce Management optimierte FMOL Health System die Personalbesetzung der Agenten, optimierte die Verfolgung der Termintreue und verbesserte das allgemeine Kundenerlebnis.
Die Herausforderung
Bei FMOL Health System war es nicht einfach, das richtige Maß an Personal zu finden, um die Anforderungen der Patientenversorgung zu erfüllen. Das Unternehmen verwaltete Zeitpläne, Urlaubsanträge und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften mithilfe von Tabellenkalkulationen, was sowohl für die Vorgesetzten als auch für die Mitarbeiter zu allerlei Kopfschmerzen führte:
- Verfolgung der Mittagspausen und Pausen: Die Vorgesetzten mussten stundenlang manuell die Stechkarten überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Pausen pünktlich einlegten.
- Umgang mit PTO: Die Genehmigung von Anträgen auf bezahlte Freistellung wurde zu einem Problem, insbesondere wenn der direkte Vorgesetzte eines Teammitglieds nicht verfügbar war, was zu Verzögerungen bei der Aktualisierung der Zeitpläne führte.
- Personalbesetzung in den Ferien: Die Überbesetzung während der Feiertage führte zu höheren Arbeitskosten, obwohl viele Teammitglieder lieber zu Hause bei ihren Familien gewesen wären.
- Vorhersage des Personalbedarfs: Ohne die Möglichkeit, genaue Prognosen zu erstellen, war das Team manchmal unterbesetzt und manchmal überbesetzt, was die Qualität der Pflege beeinträchtigte.
Die Lösung
FMOL Health System wusste, dass es eine bessere Lösung brauchte, und wandte sich daher an das Workforce-Management-System (WFM) von Elevēo. Durch die Umstellung von manuellen, auf Tabellenkalkulationen basierenden Prozessen auf ein automatisiertes, intelligentes System konnte das Unternehmen den Stress bei der Personaleinsatzplanung verringern und die Effizienz der Belegschaft insgesamt verbessern.
Die Ergebnisse
Alle im Zeitplan halten
"Bevor wir Elevēo einsetzten, war es sehr schwierig und zeitaufwändig, sicherzustellen, dass unsere Teammitglieder die Mittagspause wie geplant einnahmen, da sie sich die Zeitkarten einzeln ansehen mussten. Die Compliance-Funktion von Elevēo ermöglicht es unseren Vorgesetzten, unsere Teams einfacher für ihre individuellen Zeitpläne verantwortlich zu machen.
Mit Elevēo können sich die Vorgesetzten jetzt darauf konzentrieren, ihre Teams zu unterstützen, anstatt sich um die Einhaltung der Zeitpläne zu kümmern. Das System sorgt automatisch dafür, dass alle auf dem richtigen Weg sind, was eine Menge Zeit und Ärger spart.
Vereinfachter PTO-Prozess
"Die PTO-Antragsfunktion ermöglicht es, einen anderen Vorgesetzten zu benachrichtigen, falls der Vorgesetzte des Teammitglieds nicht im Büro ist. Dadurch, dass die PTO automatisch in den Zeitplan eingetragen wird, wird Zeit gespart und der Vorgesetzte kann in Echtzeit auf die Anfrage reagieren, anstatt zu warten und PTO-Anfragen in wöchentlichen Stapeln zu prüfen."
Das automatisierte PTO-System von Elevēo stellt sicher, dass keine Anfragen durch die Maschen fallen. Die Vorgesetzten können auf Anfragen in Echtzeit reagieren, und die PTO wird automatisch in den Zeitplan aufgenommen, was das Leben für alle Beteiligten einfacher macht.
Besserer Service für Patienten
"Die Möglichkeit, Mittagspausen und Pausen auf der Grundlage der prognostizierten Anrufe zu planen, hat es uns ermöglicht, unsere Bearbeitungsquote von 88 % auf 98 % zu verbessern."
Dank Elevēo kann FMOL Health System nun die Pausen der Mitarbeiter auf der Grundlage des erwarteten Patientenaufkommens planen, sodass das Personal immer bedarfsgerecht besetzt ist. Diese einfache Änderung hat sich sehr ausgezahlt - die Bearbeitungsquote konnte um 10 % verbessert werden, was einen großen Unterschied in der Patientenversorgung bedeutet.
Fröhlichere Feiertage für das Team
"Mit der Prognoseanpassungsfunktion von Elevēo haben wir unsere Ausgaben für Urlaubsgehälter um 60 % gesenkt. Dadurch konnten mehr Mitglieder unseres Teams ihren Urlaub mit der Familie verbringen, anstatt zu arbeiten, was die Mitarbeiterzufriedenheit und die Work-Life-Balance erhöht hat."
Durch den Einsatz der Prognosetools von Elevēo kann FMOL Health System die Personalbesetzung in den Ferien nun genauer anpassen. Das spart nicht nur Geld, sondern gibt auch mehr Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre freie Zeit zu genießen, was alle ein wenig glücklicher macht.
Klügere Entscheidungen zur Personalbesetzung
"Mit Elevēo WFM wissen wir auf der Grundlage unserer historischen Daten, wann wir über- oder unterbesetzt sind, sodass wir unterwegs bessere Entscheidungen treffen können."
Die Fähigkeit von Elevēo, historische Daten zu analysieren, hat sich für FMOL Health System als entscheidender Vorteil erwiesen. Es nimmt dem Personal das Rätselraten ab und hilft ihnen, den Patientenbedürfnissen voraus zu sein.
Wichtigste Errungenschaften
- 90%ige Verbesserung bei der Einhaltung von Zeitplänen
Vorgesetzte können jetzt geplante Pausen leicht nachverfolgen und durchsetzen, was die manuelle Überwachung drastisch reduziert. - 40 % schnellere PTO-Genehmigungen
Dank automatisierter Benachrichtigungen und Echtzeit-Planungsanpassungen werden PTO-Anträge schnell und effizient bearbeitet. - 10 % höhere Abfertigungsquote
Die optimierte Personalbesetzung auf der Grundlage der prognostizierten Nachfrage hat zu einer erheblichen Verbesserung der Service-Levels geführt und die Abfertigungsquote von 88 % auf 98 % erhöht. - 60 % weniger Gehaltskosten für Urlaub
Bessere Prognosen haben unnötige Personalkosten für Urlaub reduziert und gleichzeitig mehr Teammitgliedern die Möglichkeit gegeben, ihre Freizeit zu genießen.
Schlussfolgerung
Für das FMOL Health System war die Einführung der WFM-Lösung von Elevēo ein echter Wendepunkt. Sie hat nicht nur die Planung und den Personaleinsatz wesentlich effizienter gemacht, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit auf breiter Front verbessert. Dank des geringeren Zeitaufwands für manuelle Prozesse, genauerer Prognosen und einer zufriedeneren, ausgeglicheneren Belegschaft ist FMOL nun noch besser in der Lage, seinen Patienten eine hervorragende Versorgung zu bieten.